Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

In diesem Beispiel möchte ich zeigen, wie mit Hilfe von Excel das Schreiben von Rechnungen schnell erledigt werden kann.

Am Ende des Blog-Beitrages wirst du dein eigenes Formular erstellt haben, völlig kostenlos 👌

Du wirst mit dieser Vorlage neue Rechnungen nahezu automatisch erstellen können.

Und falls du dich nicht selbst daran versuchen willst, habe ich etwas für dich:


2023 09 19 16 10 34 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

Direkt am Anfang möchte ich mit einem Fazit starten

Mit dem nachfolgend beschriebenen Aufbau muss, um Rechnungspositionen hinzuzufügen und Gesamtbeträge zu errechnen, nur noch folgendes getan werden.

Je Position Auswahl von:

  • Positionsnummer
  • Gericht / Produkt über die Dropdown-Liste
  • Anzahl
  • UST-%

Wie erstellen wir nun mit Excel diese Rechnungsvorlage?


Rechnungsvorlage anlegen und Produktliste erstellen in 2 Excel-Tabellenblätter

Wir nutzen für unser Vorhaben zwei Tabellenblätter:

Rechnungen1 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

Im Tabellenblatt Rechnung legen wir die Rechnungsvorlage an.

Hier ist natürlich die Vielfalt groß und jedes Unternehmen hat seine eigene Optik.

Wichtig ist, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Daten angegeben sind und das Aussehen der Rechnung passend ist zum Auftritt deines Unternehmens.

Um beide Punkte geht es in diesem Blog-Beitrag jedoch nicht und auch meine Rechnungsvorlage ist optisch sicher nicht am Limit 😉

Im Tabellenblatt Speisekarte (bzw. Produktliste wenn du kein Restaurant führst) sammeln wir in zwei Spalten die Produkte und die zugehörigen Bruttopreise:

Rechnungen2 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

Das ist zunächst eine Fleiß-Aufgabe.

Diese Datensammlung hilft uns jedoch später, die korrekten Produktnamen auswählen zu können und automatisch den aktuellen Preis zu finden.

In Excel das Dropdown-Menü, aus dem die eigenen Produkte ausgewählt werden können, erstellen

In unserer Rechnungsvorlage haben wir bereits eine Tabelle eingefügt, in die wir die einzelnen Rechnungspositionen eintragen.

TIPP:

Legen Sie die Tabelle als Intelligente Tabelle („Tabelle formatieren“) an. Nicht nur, weil die Optik dann so schön ist 😉, sondern insbesondere weil wir dann mit jeder neuen Zeile automatisiert die nachfolgenden Berechnungen durchführen können. Ohne „Tabelle formatieren“ müssten wir die Formeln jeweils händisch einkopieren.

Rechnungen3 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

In dieser Tabelle darf Excel seine Magie entfalten 😊

Rechnungen4 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

Das Dropdown-Menü erstellen wir in der Spaltenüberschrift „Gericht“.

Sie können natürlich die Spaltenüberschriften an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Rechnungen5 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

Zum Anlegen des Dropdown-Menüs (siehe oberen Screenshot)

  1. Wir stellen uns in die Zelle, in der das Dropdown-Menü angelegt werden soll
  2. Anschließend Klick auf Daten im Menü-Band
  3. Das kleine Symbol mit dem grünen Haken und dem roten Kreis anklicken
  4. Unter „Zulassen“ den Eintrag Liste auswählen
  5. Bei „Quelle“ in die Zeile stellen und im unter 1) angelegten Tabellenblatt die Spalte in der die Produktliste steht auswählen. Bei mir ist es das Tabellenblatt „Speisekarte“ und die Spalte A.

Tipp:

Die gesamte Spalte markieren und den großen Vorteil, dass neue Einträge automatisiert in das Dropdown-Menü aufgenommen werden.

Nun können Sie in Spalte Ihre Produkte auswählen und haben so immer die exakt gleiche Bezeichnung, ohne dass Sie sie mit jeder neuen Rechnung händisch eintippen müssen.

SVERWEIS, der uns zu diesen Produkten die aktuell gültigen Preise auswählt

Nachdem nun das Dropdown-Menü erstellt ist und durch das Dropdown-Menü sichergestellt ist, dass immer exakt die gleiche Produktbezeichnung ausgewählt wird (also nicht beispielsweise heute „Salami-Pizza klein“ und in der nächsten Rechnung „Pizza Salami klein“) haben wir die Voraussetzung geschaffen, dass ein SVERWEIS gut einsetzbar ist!

In der Produktliste haben wir in unserem Beispiel die Brutto-Preise verwendet.

In der Tabelle mit den Rechnungspositionen habe ich daher eine Spalte eingefügt „Einzelpreis brutto“

Hier erstellen wir unseren SVERWEIS:

Rechnungen6 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

Eine Formel erstellen wir, in dem wir uns zunächst in die Zelle stellen, in die wir die Formel einfügen wollen. In diesem Beispiel B4.

Anschließend klicken wir auf das Formelsymbol fx und es öffnet sich das Fenster Funktionsargumente.

Für den SVERWEIS sind folgende Argumente zu definieren:

SuchkriteriumNach was soll gesucht werden?
Hier nach Zeile „Gericht“
MatrixWo soll danach gesucht werden?
Hier im Tabellenblatt „Speisekarte“ in den Spalten A und B
SpaltenindexWenn der Begriff gefunden wurde, welche Information soll zurückgegeben werden?
Hier Spaltenindex 2, also Spalte B (A=1, B=2, C=3,…), hier finden wir den Bruttopreis
Bereich_VerweisHier kann 1 und 0 eingetragen werden.
Bisher habe ich noch keinen Anwendungsfall gefunden, in der eine 1 richtig wäre. Als immer 0 eintragen 😉

Wir haben nun also unsere Rechnungspositionsliste so programmiert, dass wir mittels Dropdown aus unseren Produkten auswählen können und mit dem SVERWEIS danach automatisiert den aktuellen Brutto-Preis finden und eintragen lassen.

Excel-Formeln, um Preis brutto, Umsatzsteuer und Netto-Betrag zu errechnen

Dieser Punkt ist für Excel sozusagen die absolute Basis bzw. das „kleinste Problem“ 😁

Wir lassen uns in den jeweiligen Spalten automatisch die jeweiligen Beträge errechnen.

Die Formeln bilden wir wie folgt:

Preis brutto= Einzelpreis brutto * Anzahl
UST-EUR= Preis brutto / 100 * UST-%
Preis netto= Einzelpreis brutto – UST-EUR

Excel-Formeln für die Gesamt-Summen Netto, UST-Betrag und Brutto

Tipp

Da es nicht vorhergesagt werden kann, wie viele Rechnungspositionen wir zukünftig brauchen, habe ich in unserer Rechnungsvorlage die Gesamtbeträge einfach oberhalb der Positionstabelle eingebaut, um damit garantiert genügend Platz für auch mal längere Rechnungen zu haben

Rechnungen7 Rechnungen erstellen mit Excel am Beispiel eines Restaurants

Das Rechnen der Gesamtbeträge ist denkbar einfach.

Wir bilden jeweils einfach die Summe der jeweiligen Spalten.

Und schon ist die Positionsliste fertig eingestellt und das obige Fazit erreicht 👌


Und falls du bei deiner Rechnungsvorlage Hilfe brauchst, um das für dich beste Ergebnis zu erzielen, dann habe ich was für dich:

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Wer schreibt hier?

Bernd Giehl, Excel-Profi.

In meinem Beruf als Demand Planner (zu Deutsch: Absatzplaner) beschäftige ich mich mit Zukunftsprognosen zur Absatzlage meines Arbeitgebers

Das heißt, ich versuche herauszufinden, wie viel wir in der Zukunft verkaufen werden 🕵️

Natürlich spielen hier 🔢 Zahlen, Daten, Fakten 🔢 eine große Rolle.

Und natürlich ist Excel ein großer Bestandteil meiner täglichen Arbeit. So arbeite ich gut und gerne > 30h pro Woche mit Excel. 🤓

Ich weiß, wenn man es mit all seiner Macht nutzt 💪, kann man mit Excel sehr viel Zeit sparen 

Dieses Wissen gebe ich in meinem Blog weiter, damit auch du Zeit und Nerven sparst bei deiner Arbeit mit Excel.

 

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