Pivot-Tabelle: Ein umfassender Leitfaden zur Datenanalyse

 

In diesem Blogbeitrag zeige ich dir, wie du mit einer Pivot-Tabelle wertvolle Erkenntnisse aus großen Datenmengen gewinnen kannst. Mit einfachen Schritten und praxisnahen Beispielen wirst du verstehen, wie du dieses mächtige Werkzeug in Excel effektiv einsetzt.

📊 Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine PivotTable ist ein leistungsfähiges Tool zum Berechnen, Zusammenfassen und Analysieren von Daten, mit dem Sie Vergleiche vornehmen sowie Muster und Trends in Ihren Daten erkennen können. 

https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-einer-pivottable-zum-analysieren-von-arbeitsblattdaten-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576

Die Pivot-Tabelle ist ein unverzichtbares Werkzeug in Excel, das dir hilft, große Datenmengen schnell und effizient auszuwerten. Sie ermöglicht es, Daten zu strukturieren und wichtige Informationen aus einer Vielzahl von Einträgen zu extrahieren.

Mit einer Pivot-Tabelle kannst du Daten flexibel analysieren, indem du sie nach verschiedenen Kriterien gruppierst und zusammenfasst. Egal, ob du Verkaufszahlen, Mitgliedsbeiträge oder Ausgaben analysierst – die Pivot-Tabelle macht es dir leicht, die Übersicht zu behalten.

Für mich ist die Pivot-Tabelle eines der Standardwerkzeuge in Excel, dass ich immer wieder, tagein, tagaus, nutze. Auch in meinen Formularen, die ich anbiete, nutze ich, wann immer es sinnvoll ist, die Pivot-Tabelle, so zum Beispiel bei meiner Excel-Vorlage für die EÜR.

Was kann eine Pivot-Tabelle für dich tun?

  • Sie fasst Daten zusammen und erstellt Berichte.
  • Sie ermöglicht das Filtern und Sortieren von Informationen.
  • Sie zeigt Daten in verschiedenen Formaten, wie z.B. Prozenten oder Summen.
  • Sie hilft dir, Trends und Muster in deinen Daten zu erkennen.

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📋 Aufbau der Beispiel-Daten

Um die Funktionsweise einer Pivot-Tabelle zu demonstrieren, verwenden wir Beispiel-Daten aus einer fiktiven Firma. Diese Daten umfassen verschiedene Produktkategorien, Verkaufszahlen und Gewinne.

Die Tabelle enthält mehrere Spalten, darunter:

  • Produktkategorie
  • Kundensegment
  • Verkaufszahlen
  • Gewinn
Beispiel-Datenstruktur

Mit diesen Daten können wir die Pivot-Tabelle nutzen, um spezifische Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel: Welche Produktkategorie generiert den meisten Gewinn? Oder welches Kundensegment bestellt am häufigsten?

🛠️ Eine Pivot-Tabelle erstellen

Kommen wir zum Kern der Sache:

Wie erstellt man eine Pivot-Tabelle?

Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, folge diesen Schritten:

  1. Markiere die gesamte Daten-Tabelle.
  2. Gehe auf die Registerkarte Einfügen und wähle PivotTable.
  3. Wähle aus, wo die Pivot-Tabelle platziert werden soll – in einem neuen oder bestehenden Arbeitsblatt.
  4. Klicke auf OK, um die Pivot-Tabelle zu erstellen.
Pivot-Tabelle erstellen

Excel wird uns nun die Pivot-Tabelle je nach Auswahl entweder in einem neuen Tabellenblatt oder am gewünschten Ort erstellen. Die Pivot-Tabelle ist noch leer und es gilt, sie mit Leben zu füllen. 

Die Pivot-Tabelle hat einen „Werkzeugkasten“, mit dessen Hilfe wir die Pivot-Tabelle aufbauen können.

Der Werkzeugkasten hat fünf Fächer:

  1. Felder: Das sind alle Spaltenüberschriften, welche die zugrundeliegende Tabelle hat und mit denen wir arbeiten können.
  2. Filter: Hierhin können wir Felder ziehen, nach denen wir filtern wollen
  3. Zeilen: Hierhin können wir Felder ziehen, die in der Pivot-Tabelle von oben nach unten in den Zeilen angezeigt werden
  4. Spalten: Hierhin können wir Felder ziehen, die in der Pivot-Tabelle von links nach rechts in den Spalten angezeigt werden können
  5. Werte: Hierhin können wir Felder ziehen, mit denen wir etwas berechnen wollen, z.B. Summen, Mittelwerte, Anzahl, etc.

🔍 Werte ermitteln in der Pivot-Tabelle

Welche Produktkategorie generiert den meisten Gewinn?

Um diese Frage zu beantworten, lassen wir die Pivot-Tabelle das erste mal rechnen.

In der Frage sehen wir bereits, welche Informationen aus unserer Tabelle wir benötigen. Es ist einmal die Produktkategorie und einmal der Gewinn.

Beides liegt uns als Spalte vor und diese beiden Datenquellen werden wir demzufolge nutzen. Wir ziehen die Produktkategorie zunächst in den Bereich Zeilen. Damit werden uns die Produktkategorien von oben nach unten gezeigt. Die Pivot-Tabelle zeigt uns dabei nur die eindeutigen Werte und so sehen wir, dass es drei Produktkategorien gibt (Bürobedarf, Elektro-Bedarf und Möbel).

Zeilen = Daten von oben nach unten!

Rechnen lassen wir die Pivot-Tabelle, in dem wir den Gewinn in den Werte-Bereich ziehen. Pivot erkennt dabei automatisch, dass der Gewinn als Zahl formatiert ist und schlägt daher automatisch vor, diesen zu summieren.

Werte = Pivot rechnet!

Das Ergebnis ist, dass die Pivot-Tabelle jede Zeile unserer Tabelle ausliest, und für jede Zeile feststellt, welche Produktkategorie dort ausgewählt ist und  zum anderen den Gewinn je Zeile ausliest und summiert.

So erhalten wir mit ganz wenigen Klicks die Antwort auf die erste Frage.

Filter in der Pivot-Tabelle nutzen

👀Filter nutzen und Anzahl ermitteln lassen in der Pivot-Tabelle

Welches Kundensegment bestellt am häufigsten Produkte mit hoher Priorität?

Um diese Frage zu beantworten, benötigen wir den Filter-Bereich und lassen Pivot dieses mal die Anzahl ermitteln.

Wir benötigen hier nur die Fälle mit hoher Priorität. Daher ziehen wir die Priorität in den Filter. Hier kann man nach einem Element oder nach mehrere Elementen filtern und die gewünschten Elemente auswählen.

Filter = nur diese Daten anzeigen lassen

Wir benötigen außerdem das Kundensegment, welches wir in die Zeilen ziehen und sehen, dass es drei Kundensegmente gibt (Kleinunternehmen, Privat, Unternehmen).

Um die Anzahl der Bestellungen zu ermitteln, nutzen wir die Bestellnummer und ziehen diese in die Werte. Hier teilen wir der Pivot-Tabelle mit Rechtsklick mit, dass wir nicht die Summe haben wollen, sondern die Anzahl benötigen.

Wenn wir Anzahl auswählen, zählt Pivot die eindeutigen Werte und gibt uns diese aus.

image 1 Pivot-Tabelle: Ein umfassender Leitfaden zur Datenanalyse pivot-tabelle

📈 Werte als Prozent des Gesamtergebnisses anzeigen

Wie verteilen sich die Versandkosten je nach Region?

Eine nützliche Funktion der Pivot-Tabelle ist die Möglichkeit, Werte als Prozentsatz des Gesamtergebnisses anzuzeigen. Dies hilft dir, die relative Bedeutung einzelner Werte zu verstehen.

Doch zunächst einmal wiederholen wir die Schritte aus der Vorgängerfrage.

Wir möchten also mit Regionen arbeiten und ziehen diese daher in die Zeilen. Und wir möchten mit den Versandkosten rechnen und ziehen diese daher in die Werte. So sehen wir die Summe der Versandkosten je Region.

Und jetzt wollen wir gerne sehen, wie sich die Versandkosten prozentual je Region aufteilen.

Dazu ziehen wir die Versandkosten erneut in die Werte. Jetzt klicken wir mit der rechten Maustaste auf das Wertefeld und wählen Werte anzeigen als. Hier kannst du Prozent des Gesamtergebnisses auswählen.

Prozent des Gesamtergebnisses in der Pivot-Tabelle

 

📊 Den Mittelwert ermitteln und sortieren

Welches Produkt hat den höchsten durchschnittlichen Rabatt?

Aus der Frage lesen wir bereits, dass wir das Produkt benötigen. Daher ziehen wir diese in die Zeilen.

Es wird außerdem nach dem Durchschnitt gefragt. Ein anderes Wort für Durchschnitt ist Mittelwert und die Option finden wir in der Pivot-Tabelle im Werte-Bereich.

Um den Mittelwert zu ermitteln, ziehen wir das entsprechende Feld in den Bereich Werte der Pivot-Tabelle und wähle dann Wertfeldeinstellungen. Dort kannst du die Berechnungsmethode auf Mittelwert umstellen. So siehst du auf einen Blick, wie sich die Werte im Durchschnitt verhalten.

Mittelwert in Pivot-Tabelle ermitteln

Nach der Berechnung des Mittelwerts ist es hilfreich, die Ergebnisse zu sortieren. Du kannst die Daten nach dem Mittelwert aufsteigend oder absteigend sortieren, um die besten oder schlechtesten Leistungen schnell zu identifizieren. Klicke dazu einfach mit der rechten Maustaste auf die Spalte mit den Mittelwerten und wähle Sortieren.

📈 Mehr als ein Element in den Zeilen der Pivot-Tabelle nutzen

In welcher Stadt wurden die meisten Bestellungen getätigt?

Durch die Vorgänger-Fragen wissen wir schon, was wir hier zu tun haben.

Es wird nach der Stadt gefragt, diese ziehen wir uns also in die Zeilen.

Und es wird nach Bestellungen gefragt, genauer gesagt nach der Anzahl der Bestellungen. Wir ziehen also die Bestellnummer in die Werte und lassen Pivot diese als Anzahl ausgeben.

Schon wäre die Frage beantwortet.

Doch eine der Stärken der Pivot-Tabelle ist die Flexibilität, mehrere Elemente gleichzeitig zu analysieren. Du kannst zum Beispiel neben der Stadt, die wir bereits in den Zeilen haben, auch zwei oder mehrere Elemente in die Zeilen ziehen, zum Beispiel die Region.

Um dies zu tun, ziehe einfach die gewünschten Felder in die Zeilen. Dadurch erhältst du eine hierarchische Ansicht der Daten, die dir hilft, von einer weniger detaillierten Sicht in eine immer detailliertere Tiefe vorzugehen.

In diesem Beispiel siehst du zunächst die Bestellanzahl je Region und kannst die einzelne Region mit dem Plus-Zeichen aufklicken und siehst dann die Bestellanzahl für jede Stadt dieser Region.

image 4 Pivot-Tabelle: Ein umfassender Leitfaden zur Datenanalyse pivot-tabelle

🗂️ Spalten in der Pivot-Tabelle nutzen

Welche Kombination aus Produktkategorie und Versandart führt zu den höchsten Gewinnen?

Für diese Frage können wir zum ersten mal die Spalten nutzen.

Um eine Matrix-Tabelle zu erstellen, ziehe die relevanten Felder in die Bereiche Zeilen und Spalten. Zum Beispiel könntest du die Produktkategorie in die Zeilen und die Region in die Spalten ziehen. So erhältst du eine Übersicht, die dir zeigt, welche Produktkategorien es gibt (Zeilen = von oben nach unten), und welche Versandarten wir haben (Spalten = von links nach rechts).

Matrix-Tabelle in Pivot-Tabelle erstellen

Im Bild oben sehen wir übrigens auch eine Funktion, die nicht aus der Pivot-Tabelle kommt. Die Werte habe ich über Bedingte Formatierung und dann Datenbalken versehen, um die größten Zahlen schneller zu finden.

📊 Prozent des Gesamtergebnisses für mehrere Zeilen-Einträge

Welcher Bundesstaat verzeichnet die höchsten Gesamtgewinne?

Das Anzeigen der Werte als Prozentsatz des Gesamtergebnisses ist eine wertvolle Funktion der Pivot-Tabelle, die dir hilft, die Bedeutung einzelner Elemente an der Gesamtsumme zu verstehen. Du kannst diese Ansicht für mehrere Zeilen-Einträge nutzen, um zu sehen, wie viel Prozent jeder Eintrag zum Gesamtergebnis beiträgt.

Zunächst einmal ziehen wir den Bundesstaat in die Zeilen, um alle Bundesstaaten von oben nach unten angezeigt zu bekommen.

Die Gewinne ziehen wir in die Werte. So ermittelt die Pivot-Tabelle automatisch die Summe für den Gewinn für jeden Staat.

Das wäre es schon, aber dank Pivot können wir recht schnell noch viel mehr Informationen herausholen.

Wir ziehen die Stadt noch in die Zeilen und kriegen so, für jeden Bundesstaat die zugehörigen Städe mit deren Gewinnen.

Und den Gewinn ziehen wir ein zweites mal in die Werte, da wir gerne sehen wollen, wie viel jeder Bundesstaat bzw. jede Stadt prozentual zum Gesamtgewinn beiträgt.

Um dies zu erreichen, ziehe das gewünschte Feld in den Wertebereich und klicke mit der rechten Maustaste darauf. Wähle Werte anzeigen als und dann Prozent des Gesamtergebnisses. Dies gibt dir sofort einen klaren Überblick über die Verteilung der Werte.

Prozent des Gesamtergebnisses anzeigen

 

📉 Werte als Mittelwerte anzeigen

Wie variieren die Einzelpreise der Produkte je nach Kundensegmente?

Die Möglichkeit, Werte als Mittelwerte anzuzeigen, um eine bessere Vorstellung von den durchschnittlichen Leistungen deiner Produkte oder Dienstleistungen zu bekommen, ist eine wichtige Funktion.

Hier wird nach den Einzelpreisen gefragt.

Wenn wir die Preise in die Werte ziehen, wird Pivot diese zunächst summieren. So erhalten wir aber keine sinnvolle Option, denn für jede Bestellung wird der Einzelpreis addiert.

Viel sinnvoller ist es, zu sehen, wie der Einzelpreis durchschnittlich pro Bestellung ist, also der Mittelwert der einzelnen Preise.

Um die Frage zu beantworten ziehen wir also zunächst das Kundensegment in die Zeilen, um von oben nach unten die vorhandenen Kundensegmente zu erhalten.

Als nächstes ziehen wir den Preis in die Werte und wählen dort die Option aus, diese als Mittelwert anzuzeigen.

image 3 Pivot-Tabelle: Ein umfassender Leitfaden zur Datenanalyse pivot-tabelle

📊 Pivot-Chart erstellen

Nachdem du nun die grundlegenden Funktionen der Pivot-Tabelle kennst, ist es an der Zeit, die Daten visuell darzustellen. Ein Pivot-Chart ist eine hervorragende Möglichkeit, um deine Analyse zu unterstützen und die Erkenntnisse klarer zu präsentieren.

Um ein Pivot-Chart zu erstellen, gehe wie folgt vor:

  1. Markiere die Pivot-Tabelle, die du erstellt hast.
  2. Gehe zur Registerkarte PivotTable-Analyse.
  3. Klicke auf PivotChart.
  4. Wähle den gewünschten Diagrammtyp aus und klicke auf OK.

Jetzt solltest du ein Diagramm sehen, das deine Pivot-Daten darstellt. Du kannst das Diagramm anpassen, indem du Farben änderst, die Achsen beschriftest oder weitere Daten hinzufügst. Diese visuelle Darstellung hilft dir, Trends und Muster auf einen Blick zu erkennen, was die Entscheidungsfindung erheblich erleichtert.

image 7 Pivot-Tabelle: Ein umfassender Leitfaden zur Datenanalyse pivot-tabelle

📅 Arbeiten mit Datum-Werten in Pivot-Tabellen

Wie entwickelt sich der Gewinn im Jahresverlauf?

Datum-Werte in einer Pivot-Tabelle können dir helfen, zeitliche Trends zu analysieren. Du kannst beispielsweise Verkaufszahlen nach Monaten oder Jahren gruppieren, um saisonale Muster zu erkennen.

Um mit Datum-Werten zu arbeiten, ziehe das Datum in die Zeilen- oder Spaltenfelder der Pivot-Tabelle. Excel wird automatisch die Daten gruppieren, je nachdem wie weit der Datumshorizont ist zum Beispiel in Jahr und Monat und Tag. Du kannst dies anpassen, wenn du diese Gruppierungen nicht benötigst.

image 5 Pivot-Tabelle: Ein umfassender Leitfaden zur Datenanalyse pivot-tabelle

Im Bild oben sehen wir, dass wir das Versanddatum als Monat gruppiert haben. So sehen wir den Gewinn je Monat und können den Monat aufklappen, um innerhalb des Monats noch den Gewinn je Versandtag zu sehen.

📈 Fazit: Warum sind Pivot-Tabellen so hilfreich?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Pivot-Tabellen ein äußerst wertvolles Werkzeug für die Datenanalyse sind. Sie ermöglichen es dir, große Datenmengen schnell zu verarbeiten und wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Egal, ob du die Finanzen deines Vereins überblicken oder Verkaufszahlen analysieren möchtest, die Pivot-Tabelle bietet dir die Flexibilität und Effizienz, die du benötigst.

❓ FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Pivot-Tabellen

Was ist der Unterschied zwischen einer Pivot-Tabelle und einem Pivot-Chart?

Eine Pivot-Tabelle ist eine tabellarische Darstellung deiner Daten, während ein Pivot-Chart eine grafische Darstellung ist. Beide arbeiten miteinander, um die Analyse zu erleichtern.

Kann ich mehrere Pivot-Tabellen aus einer Datenquelle erstellen?

Ja, du kannst mehrere Pivot-Tabellen aus derselben Datenquelle erstellen. Jede Pivot-Tabelle kann unterschiedliche Ansichten und Analysen der Daten bieten.

Wie oft sollte ich meine Pivot-Tabelle aktualisieren?

Es ist empfehlenswert, deine Pivot-Tabelle regelmäßig zu aktualisieren, insbesondere wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern. Du kannst dies einfach tun, indem du mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle klickst und Aktualisieren wählst.

 

Ich hoffe, dieser Leitfaden hat dir geholfen, die Grundlagen der Pivot-Tabelle zu verstehen und dir das Vertrauen gegeben, sie in deinen eigenen Projekten zu nutzen. Viel Erfolg bei deiner Datenanalyse! 🎉

 

 

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Wer schreibt hier?

Bernd Giehl, Excel-Profi.

In meinem Beruf als Demand Planner (zu Deutsch: Absatzplaner) beschäftige ich mich mit Zukunftsprognosen zur Absatzlage meines Arbeitgebers

Das heißt, ich versuche herauszufinden, wie viel wir in der Zukunft verkaufen werden 🕵️

Natürlich spielen hier 🔢 Zahlen, Daten, Fakten 🔢 eine große Rolle.

Und natürlich ist Excel ein großer Bestandteil meiner täglichen Arbeit. So arbeite ich gut und gerne > 30h pro Woche mit Excel. 🤓

Ich weiß, wenn man es mit all seiner Macht nutzt 💪, kann man mit Excel sehr viel Zeit sparen 

Dieses Wissen gebe ich in meinem Blog weiter, damit auch du Zeit und Nerven sparst bei deiner Arbeit mit Excel.

 

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