Die Nebenkostenabrechnung ohne viel Aufwand erstellen? Ohne Taschenrechner und Handzettel? Das geht – mit meiner Excel-Vorlage:
- ✅ Schnelle Nebenkosten-Erfassung
- ✅ Vorauszahlungen über Online-Banking automatisch ermitteln
- ✅ Alle Nebenkosten-Briefe mit 1 Mausklick erstellen
In diesem Blogbeitrag erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du mit meiner Excel-Vorlage für die Nebenkostenabrechnung arbeitest.
Die Vorlage kannst du dir hier direkt herunterladen:
Grundwissen für die Nebenkostenabrechnung
Starten wir kurz und knackig einmal mit den Grundlagen für die Nebenkostenabrechnung, auf die meine Excel-Vorlage basiert
Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung?
Hier gibt §2 BetrKV Aufstellung der Betriebskosten die Vorgaben:
- Grundsteuer
- Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung
- Betriebskosten der zentralen Heizungsanlage und Warmwasseranlage
- Kosten für Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Kosten der Gartenpflege
- Kosten für den Hauswart
- etc.
Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten und die Nebenkostenabrechnung muss dem Vermieter spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraum zugesendet werden.
Meine Excel-Vorlage für die Nebenkostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass das komplette Vorjahr abgerechnet wird. Am besten setzt du dich direkt am Anfang des Jahres hin und erstellst die Nebenkostenabrechnung. Mit meiner Excel-Vorlage geht das schnell und einfach 😉
Welche Anforderungen gibt es an die Nebenkostenabrechnung?
Zwingend erforderlich sind:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten
- Umlageschlüssel
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug geleisteter Vorauszahlungen
Diese Informationen greifen wir in dem Nebenkostenbrief auf, den die Excel-Vorlage automatisch per Knopfdruck erstellt.
Nebenkostenabrechnung – DIE Excel-Vorlage 💯💪
Grundsätze zum Aufbau 🏠
Du kannst mit dieser Excel-Vorlage die Nebenkostenabrechnung für das vergangene Jahr ganz einfach erstellen.
Unterjährige Mieterwechsel und verschiedene Umlagearten sind kein Problem. Kontoauszüge durchforsten und mühsam die Vorauszahlungen der Mieter zusammenschreiben … unnötig.
In der Excel-Vorlage findest du alles, was du für eine effiziente Nebenkostenabrechnung benötigst. Die verschiedenen Tabellenblätter helfen dir, den Überblick zu behalten. Schau dir das Tabellenblatt „Ablauf, Kontakt und Hilfe“ an. Hier ist der gesamte Prozess Schritt für Schritt erklärt, sodass du genau weißt, was als Nächstes zu tun ist.
Die Stammdaten 📋
Der erste Schritt ist das Pflegen der Stammdaten. Gehe dazu in den Reiter „Stammdaten“. Hier kannst du die verschiedenen Nebenkostenarten, Verteilungsschlüssel und Einheiten eintragen. Du hast die Möglichkeit, die Tabelle nach deinen Bedürfnissen anzupassen und die richtigen Umlagearten auszuwählen.
Wie viele Einheiten hast du? Lege so viele Einheiten an, wie du benötigst.
Hier gibst du auch die monatliche Kaltmiete, die Anzahl der Personen und die Wohnfläche an. In dieser Tabelle trägst du auch ein, wenn Mieter unterjährig ausgezogen oder eingezogen sind. Die verbrauchsunabhängigen Nebenkosten werden dann automatisiert auf die relevanten Monate verteilt.
Die Nebenkosten-Erfassung 💰
Im nächsten Schritt erfassen wir die Nebenkosten. Wechsle dazu in das Tabellenblatt „Nebenkosten-Erfassung“. Hier kannst du die verschiedenen Kostenarten auswählen und die entsprechenden Beträge eintragen. Die Excel-Vorlage berechnet automatisch die Kosten pro Einheit, je nach dem, welche Umlageart ausgewählt wurde, sodass du dir das händische Rechnen sparen kannst.
Die Vorauszahlungen automatisch ermitteln 📊
Jetzt wird’s spannend! Wir möchten die Vorauszahlungen für das vergangene Jahr automatisch ermitteln. Lade dazu die CSV-Datei aus deinem Online-Banking herunter und speichere sie an einem festen Ort. Der Power Query holt die Daten ganz automatisch ab und ermittelt die Vorauszahlungen.
Dabei werden die erhaltenen Zahlungen je Mieter ermittelt, die Jahres-Kaltmiete davon abgezogen und so die erhaltenen Vorauszahlungen je Mieter ermittelt.
Die Auswertung … vollautomatisiert 📈
Nachdem du alle Nebenkosten erfasst und die Vorauszahlungen ermittelt hast, kommt die Auswertung. Hier siehst du alle relevanten Informationen auf einen Blick: Offene Beträge, erhaltene Vorauszahlungen und die ermittelten Nebenkosten. Die Excel-Vorlage erledigt die gesamte Berechnung für dich.
Alle Nebenkosten-Briefe mit 1 Mausklick erstellen 📄
Im letzten Schritt kannst du die Nebenkostenbriefe für deine Mieter erstellen. Gehe dazu ins entsprechende Tabellenblatt, wähle den Speicherort aus und klicke auf „Erstellen“. Das Makro generiert die Briefe automatisch für alle Mieter, die im letzten Jahr bei dir waren.
Die Briefe beinhalten alle notwendigen Informationen, sodass deine Mieter genau nachvollziehen können, wie sich ihre Nebenkosten zusammensetzen. So einfach war es noch nie, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen!
Möchtest du die Vorlage nutzen? Klicke auf den Link in der Beschreibung und lade dir die Excel-Vorlage für nur 19 EUR netto herunter. Bei Fragen stehe ich dir jederzeit zur Verfügung! Viel Erfolg mit deiner Nebenkostenabrechnung! 🎉
