Du suchst nach einer effizienten Lösung, um deinen wöchentlichen Dienstplan zu erstellen? Dann ist meine Excel-Dienstplan-Vorlage genau das Richtige für dich! Mit dieser Vorlage kannst du deinen Dienstplan schnell und einfach für eine Kalenderwoche anlegen.
Komplett automatisiert: Jeder Mitarbeitende erhält seinen eigenen individuellen Plan, und: Es wird für jeden automatisch eine PDF-Datei erzeugt, die du direkt weitergeben kannst.
Schau dir dazu auch mein ausführliches YouTube-Video an, in dem ich dir Schritt für Schritt zeige, wie du die Excel-Vorlage verwendest und an deine Bedürfnisse anpasst. Dort erkläre ich, wie du mit nur einem Klick alle Dienstpläne für deine Mitarbeitenden erstellst und als PDFs abspeicherst.
Die Excel-Vorlage kannst du für nur 19 EUR netto herunterladen und sofort starten! Egal ob dein Betrieb von Montag bis Freitag oder sogar bis Samstag arbeitet – die Vorlage ist flexibel und auf verschiedene Abteilungen anpassbar.
Die Stammdaten – Schritt 1
Der erste Schritt zur Erstellung deines Dienstplans ist das Eintragen der Stammdaten. Auf dem Tabellenblatt „Stammdaten“ findest du eine Tabelle für deine Mitarbeitenden. Hier trägst du einfach die Namen deiner Mitarbeitenden ein, die in deinem Betrieb arbeiten.
Die Tabelle ist jederzeit erweiterbar, falls du mehr Mitarbeitende hast. Sie steuert das Dropdown-Menü, mit dem du später im Dienstplan die Mitarbeitenden auswählen kannst. Ebenso findest du hier eine Tabelle mit Kalenderwochen und den zugehörigen Montagsdaten, bereits vorgefüllt bis Ende 2025. Auch diese kannst du bei Bedarf erweitern.
So hast du eine solide Basis, die dir die weitere Arbeit mit der Excel-Dienstplan-Vorlage enorm erleichtert.
Dienstplan auf die eigenen Bedürfnisse anpassen – Schritt 2
Im nächsten Schritt geht es ans Herzstück der Vorlage: das Tabellenblatt „Dienstplan“. Hier kannst du die Vorlage individuell an deinen Betrieb anpassen.
Zum Beispiel kannst du die Abteilungen ändern oder erweitern. Zusätzliche Abteilungen kannst anlegen, in dem du mit einem Rechtsklick neue Zellen einfügst und dort die neuen Bereiche einträgst.
Die Vorlage unterstützt flexibel von Montag bis Samstag. Auch die Zeiteinteilung lässt sich anpassen. Wenn der Zeitraum von 7 bis 21 Uhr nicht passt, kannst du ihn einfach auf deine betrieblichen Gegebenheiten verändern. Damit stellst du sicher, dass die Dienstzeiten genau zu deinem Betrieb passen.
Diese Anpassungsmöglichkeiten machen die Vorlage zu einem leistungsstarken Werkzeug, das sich ideal auf deine Bedürfnisse zuschneiden lässt.
Dienstplan erstellen – Schritt 3
Jetzt wird es spannend: Die eigentliche Dienstplanerstellung. Du trägst die gewünschte Kalenderwoche ein und verteilst die Mitarbeitenden auf die jeweiligen Abteilungen und Uhrzeiten. So simpel.
Die Auswahl der Kalenderwoche erfolgt bequem per Dropdown-Menü. Wenn du beispielsweise die 21. Kalenderwoche auswählst, wird automatisch der Zeitraum vom 19.05. bis 25.05. eingetragen. Wechselst du zur 22. Kalenderwoche, ändert sich das Datum ebenfalls automatisch – immer von Montag bis Samstag.
Danach kannst du die Mitarbeitenden täglich auf die verschiedenen Abteilungen und Schichten einteilen.
Neue Dienste verteilst du einfach, indem du im jeweiligen Tag und Uhrzeit den Mitarbeitenden-Namen über das Dropdown-Menü auswählst. Die Dienstplan-Einteilung erfolgt so schnell und flexibel für die gesamte Kalenderwoche.
Ein besonderes Highlight ist die Übersicht, die dir zeigt, wie viele Stunden du jedem Mitarbeitenden bereits zugeteilt hast. So siehst du sofort, ob die Stundenanzahl mit den Vereinbarungen passt oder ob du die Dienste noch anders verteilen solltest. Diese Übersicht hilft dir, eine faire und transparente Dienstplanung zu gewährleisten.
Dienstpläne automatisch als PDF speichern – Schritt 4
Nachdem der Dienstplan fertig ist, folgt der finale Schritt: Die automatisierte Erstellung und Speicherung der Dienstpläne als einzelne PDF-Dateien für jeden Mitarbeitenden.
Zuerst kannst du den Dateipfad anpassen, also den Ordner, in dem die PDF-Dateien gespeichert werden sollen.
Dann startest du das integrierte Makro per Klick auf den Play-Button. Hinter diesem Makro steckt eine Power Query, die den Dienstplan auf die einzelnen Mitarbeitenden aufteilt und für jeden seinen individuellen Plan erstellt.
Das Makro speichert automatisch für jeden Mitarbeitenden eine PDF-Datei, die du dann bequem weiterverteilen oder ausdrucken kannst. Je nach Anzahl der Mitarbeitenden und Änderungen kann das Erstellen der PDFs ein paar Sekunden dauern, aber es spart dir enorm viel Zeit und Arbeit.
Wenn das Makro fertig ist, siehst du, dass der Lade-Kreis nicht mehr dreht und die Excel-Datei wieder auf der Zelle A1 steht – damit ist alles abgeschlossen.
Der fertige Dienstplan – Schritt 5
Für jeden Mitarbeiter wird ein eigenes Tabellenblatt erstellt, das übersichtlich und klar strukturiert ist.
Man sieht für jeden Tag und jede Uhrzeit, wann und wo gearbeitet werden muss.
Die Dienstpläne sind so gestaltet, dass sie immer sauber auf eine Seite passen – perfekt für den Ausdruck oder die digitale Verteilung.
Die PDFs werden im festgelegten Ordner mit dem Dateinamen aufgebaut, der die Kalenderwoche und den Namen des Mitarbeitenden enthält. So behältst du immer den Überblick und kannst die Pläne schnell finden und versenden.
Damit hast du mit der Excel-DienstplanVorlage ein mächtiges Tool an der Hand, das dir die Dienstplanung enorm erleichtert und automatisiert.
Fazit: Deine perfekte Lösung für die Dienstplanung
Mit der Excel-Dienstplan-Vorlage kannst du deinen wöchentlichen Dienstplan schnell, einfach und automatisiert erstellen. Die Vorlage ist flexibel und passt sich dank der Anpassungsmöglichkeiten perfekt an deinen Betrieb an – egal, ob du von Montag bis Freitag oder bis Samstag planst und wie viele Abteilungen du hast.
Das automatische Aufteilen der Dienstpläne auf die einzelnen Mitarbeitenden und die automatisierte PDF-Erstellung sparen dir viel Zeit und reduzieren Fehler. So hast du jederzeit eine genaue Übersicht über die Stundenverteilung und kannst deine Mitarbeitenden transparent informieren.
Wenn du deine Dienstplanung effizienter gestalten möchtest, dann ist diese Excel-Vorlage die ideale Lösung für dich. Lade sie dir für nur 19 EUR netto herunter und starte sofort mit der einfachen Planung.
