Seit einigen Jahren bin ich Kassier in meinem Heimat-Fußball-Verein und ich möchte hier zeigen, wie ich für „meinen“ Club die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstelle.
Am Ende des Blog-Beitrages kennst du die wichtigsten Schritte, damit du dir diese Vorlage selbst nachbauen kannst und deine EÜR für deinen Verein zum Kinderspiel wird.
… und hier kannst du dir ohne Selber-Bauen ganz einfach die fertige Vorlage holen 🥳
Starten wir mit dem fertigen Ergebnis und sehen uns an, wo wir hinwollen:
Die wichtigsten Informationen zur EÜR für Vereine
Zunächst beantworten wir ein paar wichtige Fragen, was es mit der EÜR und weiteren „kryptischen“ Begriffen auf sich hat 😉
3 Tipps wie du die Vereinsfinanzen in den Griff bekommst
Die folgenden Tipps werden dir das Leben als Vereinskassier erleichtern:
Ausgaben soweit möglich per Überweisung begleichen, denn die meisten Banken bieten einen Export der Kontobewegungen an. Diese Daten können wunderbar als Basis für die Weiterbearbeitung in Excel verwendet werden.
Bargeld-Einnahmen möglichst zeitnah nach Einnahme einzahlen, getrennt nach Buchungsvorgang. Auch hier finden sich die Daten dann im Export der Kontobewegungen und können verwendet werden.
EÜR möglichst regelmäßig (Empfehlung: monatlich) aktualisieren. Die Wahrscheinlichkeit ist so höher, dass Buchungsvorgänge, die sich nicht anhand der Informationen auf dem Konto erklären lassen, noch im Kopf sind. Der „Nachfrage“-Aufwand wird dadurch minimiert
Häufig gestellte Fragen
Ab wann muss ich eine Bilanz erstellen?
Eine Bilanz muss nach §141 Abgabenordnung (AO) erst ab einem Jahresumsatz von >600.000 EUR bzw. ab einem Gewinn >60.000 EUR im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Da reden wir also nicht mehr über einen kleinen Ortsverein, sondern über große Wirtschaftseinheiten.
Damit haben die allermeisten Kassiere unter uns mit einer Bilanz nichts zu tun 🤗
Was sind die Steuerbereiche eines gemeinnützigen Vereins?
Jeder hat vielleicht schon mal irgendwo in einer Schulung etwas davon gehört, oder in einem Fachmagazin gelesen.
Gemeinnützige Vereine müssen ihre EÜR in 4 Steuerbereiche aufteilen
1) Ideeller Bereich
2) Vermögensverwaltung
3) Zweckbetrieb
4) Wirtschaftlicher Bereich
Welchem Bereich die einzelne Einnahme oder Ausgabe nun zugeordnet wird? … es kommt darauf an 😉
Generelle Aussagen sind schwer möglich und ich spreche hier aus meiner Erfahrung (keine steuerliche Beratung hier und ich bin kein Steuerberater); nachfolgend ein paar Beispiele, was ich für meinen gemeinnützigen Fußballverein wohin buche:
Ideeller Bereich (Spenden, Zuschüsse, Mitgliedsbeiträge, Ausgaben für den Jugendbereich)
Vermögensverwaltung (Kontoführungsgebühren)
Zweckbetrieb (Eintrittsgelder, Ausgaben für die Herren- u. Frauenmannschaft)
Wirtschaftlicher Bereich (Getränke- u. Bratwurst-Verkauf bei Heimspielen, Einnahmen aus Vereinsfesten, Kosten für den Wareneinkauf)
… und dann gibt es Ausgaben, die aufgeteilt werden müssen auf verschiedene Bereiche, wie z.B. Lohn für eine Putzkraft, die sowohl die Umkleidekabinen als auch den Wirtschaftsraum mit Ausschanktheke putzt
Alles in allem wohl DAS GRÖSSTE Thema, welche Kosten buche ich wohin?
Sprecht hier im Zweifel immer mit eurem Steuerberater / Steuerberaterin oder dem Finanzamt direkt (nach meiner Erfahrung als Kassier: Auch das sind gute Menschen, die weiterhelfen wollen 😉)
Was ist das Zufluss-Prinzip? Was ist das Abfluss-Prinzip?
Das sind Begriffe aus dem Einkommenssteuerrecht. Ins Detail gehen möchte ich hier nicht, sondern nur folgenden Merksatz mitgeben, den ich für meine Tätigkeit berücksichtige:
Entscheidend ist, wann das Geld geflossen ist
Das Zufluss-Prinzip besagt, eine Einnahme wird dann gebucht, wenn sie auf unserem Konto ist.
Das Abfluss-Prinzip besagt, eine Ausgabe wird dann gebucht, wenn sie von unserem Konto abgebucht ist.
Das ist gut für uns!
Denn so können wir für die EÜR mit anhand unserer Kontoauszüge ganz einfach (und automatisiert !!) erstellen.
An der Stelle, hier der Hinweis auf die Vorlage, die ich für meine EÜR verwende 😀
Wie oft muss ich eine Steuererklärung abgeben?
Zunächst einmal:
Jeder Verein muss eine Steuererklärung abgeben!
Neugegründete Vereine:
Gleich nach Abschluss des ersten Geschäftsjahres.
Gemeinnützige Vereine:
Alle 3 Jahre
Ausnahme für gemeinnützige Vereine:
Die Jahreseinnahmen (nicht der Gewinn!) im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb übersteigen 45.000 EUR muss jährlich eine Steuererklärung abgegeben werden
Auch hier wieder der Hinweis:
Im Zweifel, zieht eine Steuerberaterin / einen Steuerberater zur Rate oder fragt beim Finanzamt nach.
Ich schildere hier meine Erfahrungen und aus meiner Erfahrung als Kassier im Fußball-Verein ein großer Tipp:
Auch wenn ihr nur alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen müsst, erstellt jährlich eine EÜR!!
… ihr macht das nicht fürs Finanzamt oder die Steuer: Ihr macht das, um zu wissen, wie viel Geld ist überhaupt da und was kann ich mir leisten
EÜR für Vereine – ✅ DIE Excel-Vorlage ✅
Ich habe das DIE groß geschrieben und das ist durchaus so beabsichtigt.
Natürlich bin ich nicht der erste, der eine Vorlage für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Vereine anbietet. Das ist mir bewusst.
Viele davon werden als PDF-Download angeboten mit einer vorgefertigten Struktur und ausgefüllt werden diese mit Stift 🖊️ und Taschenrechner 📱
Meine Excel-Vorlage bietet folgendes Vorteile
✅ Individualisierbar = du entscheidest, welche Kategorien du für deine Einnahmen und Ausgaben erstellen willst
✅ Automatisiert = wir lassen Excel die Geschäftsvorfälle automatisch den einzelnen Bereichen und Konten zuordnen
✅ standardisiert = Excel erstellt für uns die EÜR automatisch in der richtigen Form und rechnet die Posten automatisch richtig zusammen
Ich verstehe natürlich, dass ein gemeinnütziger Verein jeden Euro zweimal umdreht und Kosten spart, wo es nur geht. Daher beschreibe ich in den folgenden Abschnitten, wie du dir die Excel-Vorlage nachbauen kannst …
7 Schritte wie du für deinen Verein die EÜR erstellst
Ablauf:
- Template (= Vorlage) für unsere EÜR in Excel erstellen
- Export der Daten aus dem Online-Banking
- Einkopieren dieser Daten in unser Template
- Einzelne Geschäftsvorfälle den Geschäftsbereichen und Konten zuordnen
- Mittels Pivot die Daten zusammenfassen und so auswertbar machen
- Template erstellen für die finale EÜR
- Mit XVERWEIS die Ergebnisse aus der Pivot-Tabelle in die finale EÜR-Form bringen
Disclaimer:
Ich bin kein Steuerberater und dieser Blogartikel stellt keine steuerliche Beratung dar.
Ich berichte nachfolgend über meine Erfahrungen als Kassier und fokussiere mich darauf, wie Excel die Erstellung einer EÜR erleichtert.
Gehen wir die einzelnen Schritte gerne einmal durch:
Template erstellen
Das Template ist die Basis für unsere EÜR.
Hier tragen wir die Daten ein und kategorisieren wir sie.
Ich nutze für meine EÜR folgendes Template:
Meine Tabelle besteht aus folgenden Überschriften:
- Buchungstag: ermöglicht später einen zeitlichen Filter
- Bezeichnung: gibt weitere Details zur Buchungsposition
- Begünstigter: ermöglicht später eine Auswertung nach Lieferanten
- Einnahme / Ausgabe: ermöglicht die Trennung von Einnahmen und Ausgaben
- Bereich: Aufteilung der Buchungspositionen auf die 4 Bereiche eines gemeinnützigen Vereines (Ideeller Bereich, Vermögensbereich, Zweckbetrieb, Wirtschaftsbetrieb)
- Kontierung: weitere Aufteilung innerhalb der 4 Bereiche
- Betrag netto: spricht für sich selbst 😉/ wird mit einer Excel-Formel automatisch aus dem Brutto-Betrag berechnet
- UST-%: Eintragen des jeweiligen Steuersatzes für die Buchungsposition
- UST-Betrag: Ermittlung des Steuerbetrages der Buchungsposition / wird mit einer Excel-Formel automatisch aus dem Brutto-Betrag berechnet
- Brutto-Betrag: spricht ebenfalls für sich selbst 😉
- Bemerkung: Möglichkeit, weitere Notizen zur Buchungsposition hinzuzufügen
Export der Daten aus dem Online-Banking
Hier kommt es ganz auf die Online-Plattform der Bank an. Dieser Blogartikel beschränkt sich in dem Punkt darauf, dass die Daten aus dem Online-Banking exportiert werden.
Wenn du die EÜR, wie ich, monatlich aktualisierst, dann exportierst du alle Kontobewegungen des letzten Monats.
Üblicherweise bietet jedes Online-Banking eine Download-Funktion der Kontobewegungen für einen bestimmten Zeitraum an.
Normalerweise erfolgt der Download als CSV-Datei.
Das ist für unsere nachfolgenden Schritte die ideale Voraussetzung. Denn wir können aus dieser CSV Datei ganz einfach die relevanten Daten in unser EÜR-Formular in Excel einkopieren.
Einkopieren der Daten in das Template
Aus dem vorhergehenden Schritt haben wir eine Datei, meistens CSV, heruntergeladen.
Hier kopieren wir die relevanten Daten in die jeweiligen Spalten unseres Templates.
Achte bitte insbesondere darauf, dass du den Buchungstag, den Verwendungszweck (in die Spalte B = Bezeichnung), den Begünstigten (nur bei Ausgaben) und den Betrag in die Spalte J = Brutto-Betrag einkopierst.
Einzelne Geschäftsvorfälle den 4 Geschäftsbereichen und Konten zuordnen
Nachdem nun alle Daten einkopiert wurden, haben wir je Zeile einen separaten Geschäftsvorgang, sprich eine eigene Buchungsposition.
Du kannst nun Zeile für Zeile folgende Daten ergänzen:
a) Einnahme oder Ausgabe
b) Bereich
c) Kontierung
d) UST-%
Die Finanzen eines steuerbegünstigten Vereins teilen sich in die Bereiche ideell, Vermögen, Zweck und Wirtschaftsbetrieb auf.
Ich verwende zur Erstellung der EÜR noch zwei weitere Bereiche, nämlich aufzuteilende Kosten (hier fallen alle Kosten an, die mehrere Bereiche betreffen, bspw. Stromkosten) und nicht EÜR-relevant (hier z.B. Steuerzahlungen und Tilgungen)
Mittels Pivot die Daten zusammenfassen und so auswertbar machen
Mit den ersten 4 Schritten haben wir Daten gesammelt und aufbereitet.
Nachdem Du an allererster Stelle alle Einnahmen und Ausgaben auf deinem Girokonto verbuchst (siehe Tipps oben) und von deinem Girokonto diese Zahlungen exportierst, sind diese Aufgaben recht fix erledigt 👌
Im 5. Schritt kommt nun das „Excel-Wunder“ zum Tragen.
Naja; ein Wunder ist es nicht, aber hier kann Excel zeigen, was es kann 🦾
Mittels einer Pivot-Tabelle fassen wir nun die einzelnen Bereiche fast schon auf Knopfdruck zusammen und haben so eine Übersicht der Einnahmen und der Ausgaben je Bereich, also exakt das, was eine EÜR ausmacht.
Eine Pivot-Tabelle neu erstellen:
Hierzu markierst du alle Spalten und alle Zeilen aus dem gerade eben befüllten Template.
Klicke anschließend im Menüband auf Einfügen und dort dann auf Pivot Table:
Nun öffnet sich ein neues Fenster:
Pivot-Tabelle erstellen
Tabelle/Bereich ist bereits mit dem von uns vorher markierten Bereich gefüllt.
Excel schlägt standardmäßig vor, die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen.
Auch das passt für uns und so bestätigen wir das Fenster ohne Änderungen mit OK.
Excel hat uns nun in der gleichen Excel-Mappe ein neues Tabellen-Registerblatt angelegt:
Hier ist unsere gerade eben erstellte Pivot-Tabelle zu sehen. Diese hat noch keine Informationen.
Dafür ist bereits am rechten Rand des Bildschirm-Fensters die sogenannte Feldliste eingeblendet. In diese Feldliste ziehen wir nun die Daten an die Stelle, an die wir sie brauchen:
Im oberen Bereich der Feldliste siehst du die Daten, mit denen wir in der Pivot-Tabelle arbeiten können. Das sind die Zeilenüberschriften unseres Templates aus den vorhergehenden Schritten.
Im unteren Bereich sehen wir 4 Felder, in die wir die Daten aus dem oberen Bereich per Drag-and-Drop ziehen können:
| Filter | Spalten | Zeilen | Werte |
| hier könnten wir nach Daten filtern, beispielsweise nach Buchungstag, wenn wir eine zeitliche Eingrenzung vornehmen wollen | hier können Daten in Spalten angeordnet werden, also von links nach rechts angezeigt werden | hier können Daten in Zeilen angeordnet werden, also von oben nach unten angezeigt werden | hier rechnet die Pivot-Tabelle für uns Daten aus |
| ich habe die Einnahmen / Ausgaben hier hingezogen um Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen zu können | ich habe den Bereich und die Kontierung hier hingezogen, um eine Zusammenfassung nach Bereich und innerhalb des Bereiches eine Zusammenfassung nach Kontierung zu erhalten | ich habe den Netto-Betrag hier hingezogen, um in den Zeilen und Spalten die Netto-Beträge zu sehen |
Sehen wir uns das Ergebnis einmal an:
Zunächst betrachten wir das Ergebnis unserer Schritte 1-4:
Daraus lässt sich auf den ersten Blick sicher noch nicht herauslesen, wohin unser Geld hauptsächlich floss und woher es hauptsächlich kam. Auch sehen wir nicht, ob Einnahmen oder Ausgaben höher waren.
Die Pivot-Tabelle mit dem obigen Aufbau zeigt folgendes Ergebnis:
Wir sehen hier übersichtlich im Gesamtergebnis, dass unsere Ausgaben die Einnahmen übersteigen.
Wir sehen auch, woher das Geld hauptsächlich kam (in der Einnahmen-Spalte hauptsächlich aus dem Wirtschaftsbetrieb und hier hauptsächlich aus der Bandenwerbung), das meiste Geld haben wir für Wareneinkauf ausgegeben.
Je nachdem, welchen Aufbau dein Steuerberater oder dein Finanzamt wünscht / vorgibt, müssen eventuell Anpassungen im Template oder in der Pivot-Tabelle vorgenommen werden, um am Ende das benötigte Ergebnis zu erhalten.
In jedem Fall ist dank der Pivot-Tabelle das Zusammenfassen der Daten in wenigen Minuten erledigt.
Template erstellen für die finale EÜR
Die Ergebnisse aus der Pivot-Tabelle sind jedoch noch nicht fertig, um sie auch an das Finanzamt oder den Steuerberater weiter zu geben.
Wir sehen in der Pivot-Tabelle beispielsweise die Bereiche „nicht EST-relevant“ und „aufzuteilende Kosten“, mit denen wir noch etwas tun müssen.
Für die finale EÜR erstellen wir ebenfalls ein Template:
Das Template enthält nun nur noch die 4 für die EÜR relevanten Bereiche, nämlich Ideell, Vermögen, Zweck und Wirtschaft.
Unterhalb dieser 4 Bereiche sind Kontierungen aufgelistet.
Die nicht für die Steuer relevanten Kosten sind hier nicht aufgelistet.
Die aufzuteilenden Kosten werden separat gelistet und anschließend den Bereichen neu zugeordnet.
Mit XVERWEIS die Ergebnisse aus der Pivot-Tabelle in die finale EÜR-Form bringen
Nun geht es ans Befüllen des Templates aus Schritt 6.
Da wir Excel-Profis sind, erledigen wir das natürlich nicht von Hand, sondern lassen Excel seine Magie zeigen 😎
Wir nutzen dazu XVERWEISe in den Spalten B und E für die Zeilen in denen unsere Kontierungen aufgelistet sind.
Einen ausführlichen Beitrag zum SVERWEIS und dem Nachfolger, dem XVERWEIS findest du hier in diesem Blogbeitrag SVEWEIS und XVERWEIS: 2 Suchfunktionen und wer ist der Bessere? Hier erfährst du ausführlich, wie du die Funktionen aufbaust und nutzen kannst.
In unserem Beispiel hier, wollen wir konkret nach unserer Kontierung (beispielsweise Mitgliederpflege) in der Pivot-Tabelle suchen und dann dort die jeweilige Summe eintragen.
Ein Beispiel:
Ob sehen wir die Formel für die Zelle B8. Wir haben den XVERWEIS hier noch verschachtelt mit einer WENN-Funktion.
Wenn die Zelle A8 keinen Eintrag hat, dann soll die Zelle B8 leer bleiben, sonst soll der XVERWEIS ausgeführt werden.
Wir haben für den XVERWEIS in diesem Beispiel folgende Argumente ausgefüllt:
| Suchkriterium | Wir suchen nach der Zelle A8, hier „BLSV-Gebühren“ |
| Suchmatrix | Das Suchkriterium suchen wir im Tabellenreiter „Pivot_Finanzamt“ in der Spalte A |
| Rückgabematrix | Wenn wir es dort gefunden haben, wollen wir den entsprechend Eintrag aus dem Tabellenreiter „Pivot_Finanzamt“ aus der Spalte B zurückgeben lassen. |
| wenn_nicht_gefunden | Wenn wir das Suchkriterium nicht finden konnten, soll die Zelle B8 leer bleiben. |
Wenn wir alle Zellen mit XVERWEISen ausgestattet haben, ist das finale Ergebnis das folgende:
Ein Wort zu den Aufzuteilenden Kosten:
Die Aufteilung auf die Bereiche ist in meinem Fall je 1/3 der Bereiche außer der Vermögensverwaltung.
Ich habe daher das Ergebnis durch 3 geteilt.
Dieses Ergebnis habe ich in die oberen Zeilen in den aufzuteilenden Kosten der 3 Bereiche eingetragen.
Du hast den Beitrag bis zu Ende gelesen. Vielleicht hast du nur mal überflogen, vielleicht hast du jetzt aber deine EÜR-Vorlage nachgebaut. In diesem Fall, herzlichen Glückwunsch. Deine Kassiertätigkeit wird sich damit deutlich erleichtern 💪
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