Die Arbeitszeit zu erfassen ist Pflicht, das wissen wir spätestens gesichert seitdem das Bundesarbeitsgericht mit seinem Urteil vom 13.09.2022 (1ABR 22/21) das noch einmal ganz deutlich gemacht hat.
Das muss nun aber nicht in deutlichem Mehraufwand oder unnötigem Bürokratie-Aufbau münden. Denn die tägliche Arbeitszeit lässt sich ganz einfach mit Excel erfassen.
Wie einfach die Zeiterfassung in Excel sein kann, zeige ich dir in diesem Video:
Hier kannst du die verwendete Excel-Vorlage kostenlos herunterladen.
Auch wenn du ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern führst, kannst du die Zeiterfassung in Excel vornehmen. Denn wenn wir die Daten der einzelnen Mitarbeiter schon einmal digital (also in Excel 😉) vorliegen haben, dann werten wir diese doch auch gleich aus, um zu sehen, wie sich Überstunden, Resturlaube oder Krankheitstage entwickeln 😉
So bringt der Mehraufwand der Zeiterfassung dann am Ende sogar einen Mehrwert für dein Unternehmen und erleichtert dir unternehmerische Entscheidungen.
Schauen wir uns an, wie das aussehen kann …
Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung / rechtliche Vorgaben
Nun, da gibt es aktuell weder Formvorschriften noch Angaben, welche Technik verwendet werden muss.
Rund um dieses Thema hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine ganz interessante FAQ-Seite ins Netz gestellt.
Der wichtigste Abschnitt ist wohl erfasst unter der Frage „Was genau muss ein Arbeitgeber erfassen?“; und die Antwort darauf:
Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Aber: Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen.
BMAS, FAQ-Seite
Das wiederum heißt, solange überhaupt etwas erfasst wird, haben wir die volle Freiheit, wie wir es erfassen 😊
Stundenerfassung mit Excel? Sinnvoll? Alternativen?
Grundsätzlich ist die Arbeitszeiterfassung in Excel also rechtlich erlaubt.
Ist sie auch sinnvoll?
Die Antwort eines Excel-Profis? 😉 JA, die Arbeitszeiterfassung in Excel ist sinnvoll.
Sinnvoll mit Blick auf die Alternativen durchaus.
Da wäre zum einen der Klassiker, nämlich die Stempeluhr mit Chip oder Karte. Wenn ihr das in eurem Betrieb bereits habt, ist diese Art der Arbeitszeiterfassung natürlich gesetzt, denn den großen Nachteil einer Stempeluhr habt ihr nicht mehr: Die Anschaffungskosten, die Einrichtung des Systems und Nutzungsgebühren. Wenn ihr das in eurem Betrieb bereits habt, ist diese Art der Arbeitszeiterfassung natürlich gesetzt, denn den großen Nachteil einer Stempeluhr habt ihr nicht mehr: Die Anschaffungskosten, die Einrichtung des Systems und Nutzungsgebühren.
Im Zeitalter des Smartphones gibt es selbstverständlich diverse Apps für die Arbeitszeiterfassung. Diese haben tatsächlich den Vorteil, dass mit Ihnen sehr einfach die Arbeitszeit erfasst werden kann, nämlich indem meist nur mit einem Fingertipp der Arbeitsstart und das Arbeitsende ausgelöst wird. Der Nachteil einer App zur Arbeitszeiterfassung aber, man braucht auch hier ein technisches Gerät, sprich Smartphone. Wenn eure Mitarbeiter kein Firmenhandy haben, heißt das, sie müssen sich die App auf ihr privates Gerät herunterladen, und hier herrscht oft keine große Begeisterung, das private Gerät für Arbeitszwecke verwenden zu müssen.
Damit ist aus meiner Sicht die Arbeitszeiterfassung in Excel eine sinnvolle Alternative.
Jeder Mitarbeiter braucht dafür Zugriff auf einen Firmencomputer, er hat dann seine eigene Excel-Datei, in der er seine Arbeitszeit eintragen kann, oder auch seine Urlaubs- und Krankheitstage.
Excel-Vorlage zur Zeiterfassung zum kostenlosen Download
In meiner kostenlosen Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung übernimmt Excel viele Eingaben und Rechnungen für uns automatisch. Wir erfassen hier nur noch, wann wir am jeweiligen Arbeitstag begonnen haben, wann wir aufgehört haben oder ob es ein Urlaubstag bzw. ein Krankheitstag war.
In dieser Excel-Vorlage für die Stundenliste errechnet Excel automatisch die Überstunden, wie viel Resturlaub wir noch haben und wie oft wir krank waren.
Hol dir hier die kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung:
Anhand der Vorlage Schritt für Schritt die Arbeitszeiterfassung in Excel erstellen
Schauen wir uns nun einmal an, wie wir mit der Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung unsere Stunden ganz einfach erfassen können.
Das Grundgerüst schaffen – die Stammdaten pflegen
Zunächst geht es einmal an die Stammdaten. Diese brauchen wir, damit Excel mit ihnen weiterrechnen kann und zum Beispiel die Überstunden automatisch ausrechen kann.
Zunächst erfassen wir pro Tag, wie lange wir normalerweise Arbeiten müssen, also unsere Sollstunden. In der kostenlosen Excel-Vorlage für die Zeiterfassung habe ich bereits die Tage von Montag bis Samstag eingetragen und bin von einer 40-Stunden-Woche von Montag bis Freitag je 8 Stunden ausgegangen. Diese Daten könnt ihr an euren Betrieb anpassen. Excel rechnet mit den hier hinterlegen Sollstunden.
Wir nutzen in der Excel in unserer Vorlage auch dazu, automatisch die Pausen abzuziehen. Dazu müssen die Mindestpausen einmal in dieser Tabelle erfasst werden. Ich habe in der Vorlage bereits Pausen eingetragen. Die Angaben sind so zu lesen, dass
- unter 6 Stunden Arbeitszeit keine Pause erfolgt
- unter 9 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mindestens 30 Minuten zu erfolgen hat
- und in der Tabelle nicht sichtbar, aber in den Formeln hinterlegt, alles über 9 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mindestens 45 Minuten hat.
Diese Zeiten stammen aus dem Arbeitszeitgesetz, in dem diese Zeiten als Mindestpausen geregelt sind.
Dann erfassen wir einmal den vereinbarten Jahresurlaub. In der Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung habe ich bereits 30 Urlaubstage pro Jahr eingetragen. Diese Zahl nutzen wir, um mit ihr den Resturlaub automatisch errechnen zu lassen.
Zum Schluss brauchen wir noch eine Liste mit allen Feiertagen. Auf diese Liste greift unsere Vorlage für die Stundenliste zu, um im Kalender den jeweiligen Tag automatisch als Feiertag zu kennzeichnen und damit farblich sichtbar zu machen, dass hierfür keine Stunden zu pflegen sind.
Die tägliche Arbeitszeit erfassen
Nach dem die Stammdaten nun gepflegt sind, kommen wir zum Herzstück unserer Excel-Vorlage. Wir schauen uns jetzt an, wie wir die Arbeitszeit erfassen:
Die Spalten sind bereits vorgegeben und auch die Kalendertage sind für das jeweilige Jahr bereits hinterlegt. Übrigens lässt sich das Kalenderjahr ob ganz einfach ändern und die Vorlage für die Stundenliste passt die Tage unten automatisch an 😊
Der Grundsatz in dieser Excel-Vorlage ist, dass alle grünen Felder befüllt werden, alle grauen oder weißen Felder nicht geändert werden müssen.
Jeder Kalendertag hat eine eigene Zeile.
Wenn es ein Feiertag oder ein Samstag bzw. Sonntag ist, werden die Felder automatisch ausgegraut und es ist damit auch optisch sichtbar, dass hier nichts erfasst werden muss.
Wenn es ein Arbeitstag ist, können wir zunächst einmal für den Tag eintragen, ob wir an diesem Tag Urlaub hatten oder krank waren. Wenn wir das Eintragen, dann werden die Felder für den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende automatisch ausgegraut und uns wird automatisch die Sollarbeitszeit für diesen Tag gutgeschrieben.
Wenn wir an dem Tag gearbeitet hatten, tragen wir in diese Stundenliste unseren Arbeitsbeginn ein und das Arbeitsende. Über die in den Stammdaten hinterlegten Pausenzeiten holt sich Excel-Vorlage automatisch die Mindestpause. Falls wir an diesem Tag länger als die Mindestpause Pause gemacht haben, können wir das in der Spalte daneben eintragen.
Den Rest übernimmt die Excel-Vorlage für die Arbeitszeiterfassung, bzw. in diesem Fall besser gesagt, die Arbeitszeitermittlung 😉 für uns.
Excel rechnet automatisch die Bruttoarbeitszeit aus, zieht davon die Pausen ab und ermittelt so die Nettoarbeitszeit. Diese wird automatisch mit der Sollarbeitszeit verglichen und so hat die Excel-Vorlage in dieser Stundenliste automatisch den Zeitsaldo ermittelt, also ob wir an diesem Tag Überstunden gemacht haben oder weniger gearbeitet haben.
Die Daten auswerten
Die in der Excel-Vorlage für die Stundenliste erfassten Daten können wir jederzeit auswerten.
Zunächst einmal tragen wir in diesem Tabellenblatt unserer Excel-Vorlage aus dem Vorjahr unseren Resturlaub und unseren Stundensaldo ein. Mit diesen beiden Informationen rechnet Excel dann weiter.
Wir sehen, welchen Resturlaub wir insgesamt noch haben und wie viele Krankheitstage wir in diesem Jahr hatten. Außerdem sehen wir unseren aktuellen Stundensaldo.
Dieser Stundensaldo ist in der Tabelle unten detaillierter dargestellt. Dort sehen wir pro Monat, wie viele Überstunden oder auch Minusstunden wir gemacht haben.
Mit einem Blick haben wir also die wichtigsten Daten unserer Arbeitszeit vor Augen.
Bonus: Vorgehen bei mehreren Mitarbeitern
Wenn du einen Betrieb mit mehreren Mitarbeitern führst, kannst du für jeden deiner Mitarbeitenden eine extra Liste anlegen. Jeder füllt für sich die Daten aus und ändert damit nur seine Daten, nicht jedoch versehentlich die seiner Kollegen. Diese einzelnen Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung legst du in einem Ordner an deinem PC ab.
Auf diesem Ordner kann nun in Excel ein sogenannter PowerQuery zugreifen. Dieser liest automatisch alle Daten aus dem Ordner aus, fasst sie zusammen und wertet sie auf Knopfdruck aus.
Hier siehst du beispielhaft die Auswertung für einen Betrieb mit 4 Mitarbeitenden.
Du siehst für jeden deiner Mitarbeiter, wie viel Resturlaub sie noch haben und wie viele Urlaubstage es in deinem Betrieb in Summe noch gibt. Du siehst außerdem, wie viele Krankheitstage jeder deiner Mitarbeiter bisher hatte. Und natürlich auch detailliert wie viel Mehrarbeit pro Monat ihr geleistet habt.
Diese Arbeitszeitdaten fasst Excel automatisch für alle deine Mitarbeitenden zusammen. Dadurch kriegst du sofort einen Überblick über eure Arbeitsauslastung und kannst gezielt unternehmerische Entscheidungen treffen.
FAZIT:
Mit einer Vorlage wird es ganz leicht, die Stundenliste zu pflegen, selbst bei mehreren Mitarbeitern. Dadurch kommst du der gesetzlichen Pflicht der Zeiterfassung nach. Und gleichzeitig gewinnst du Klarheit darüber, wie viel deine Mitarbeiter arbeiten, wie sich die Krankheitstage entwickelt haben und mit welchen Urlaubstagen du im restlichen Jahr noch rechnen solltest.
Wenn du eine solche Auswertung möchtest, dann sprich mich gerne an.
Wir stimmen die Details ab, du erzählst mir, was du gerne haben möchtest und ich baue dir eine solche Auswertung ab 59 € netto auf:
